11 Rahsia Menyampaikan Berita Buruk Di Tempat Kerja

2024 Pengarang: Steven Freeman | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 08:18

Beri maklum balas dengan cepat tetapi tidak segera

Jangan tunggu tinjauan tahunan untuk memanggil bidang penambahbaikan. Segera beri perhatian kepada isu-isu sehingga butirannya segar di fikiran anda. Sehari selepas kejadian adalah tempat yang manis; mempunyai sedikit masa untuk mengatasi emosi yang terlalu panas dan membolehkan anda bersiap sedia dan lebih berhati-hati dengan kata-kata anda. "Pada masa ini, kedua-dua pihak akan mempunyai reaksi yang lebih kuat dan kurang membantu," kata Jennifer Porter, rakan pengurusan Boda Group, sebuah syarikat kepemimpinan dan pengembangan pasukan. Ulasan tahunan atau suku tahun harus merangkumi tujuan dan memberi tumpuan kepada maklum balas masa depan-contohnya, apa yang perlu dilakukan seseorang lebih kurang untuk memajukan kerjaya mereka (“Sekiranya anda menjadi lebih mahir dalam analisis data, saya dapat melihat anda melompat ke tahap seterusnya”).

Ingatlah niat anda

Fikirkan mengapa anda ingin berkongsi maklum balas terlebih dahulu. "Anda melakukan ini kerana anda ingin menolong orang itu berjaya," kata Porter. Pada masa itu, mungkin terasa kurang baik daripada itu-anda mungkin berfikir anda hanya perlu mengekang tabiat buruk atau memperbaiki kerja yang ceroboh-tetapi apa-apa jenis maklum balas membantu pasukan anda belajar dan berkembang. Anda juga mahu mendapatkan kepercayaan mereka. "Sekiranya anda tidak memberikan maklum balas, orang lain akan dan mungkin tidak melakukan pekerjaan yang baik seperti yang anda miliki," kata Freyan Billimoria, pengarah operasi orang di Skillshare, sebuah komuniti pembelajaran dalam talian. Semasa perbualan, nyatakan niat anda. Katakanlah, "Saya memberitahu anda ini kerana saya mengambil berat tentang anda, dan saya mahu anda berkesan semaksimum mungkin."

Fikirkan isi, bukan penyampaian

Banyak pengurus bimbang tentang bagaimana mereka akan melembutkan pukulan dan bukannya apa yang akan mereka katakan, kata Porter. "Itu seperti bersiap untuk memberi ucapan dan memusatkan perhatian pada pakaian yang anda pakai daripada kandungan persembahan anda," katanya. Tanyakan pada diri sendiri, "Apa mesej utama saya? Apa yang saya harap orang ini membuang perbualan? Apa yang saya mahu berlaku seterusnya? " Tuliskan apa yang anda akan katakan dan berlatih di bilik mandi atau rakan sekerja yang dipercayai. Tentukan tingkah laku atau tindakan, bukannya membincangkan perasaan, dan memberi contoh konkrit, seperti "Saya perhatikan anda mengganggu orang enam kali dalam pertemuan itu" (berbanding "Anda bersikap kasar kepada rakan sekerja").

Mulakan dengan soalan

Perbincangan harus berbentuk dialog, bukan monolog. Katakan, "Saya ingin berbual dengan anda untuk berkongsi maklum balas. Adakah itu OK? " Sudah menjadi fitrah manusia untuk mengatakan ya, tetapi dengan meminta izin, anda dapat mengeratkan hubungan, kata Porter. Taktik lain: Minta orang lain memimpin perbualan. Katakan, "Saya ingin bercakap dengan anda mengenai x. Apa yang anda fikir berjalan lancar? Apa yang anda fikir tidak? " Beri masa pekerja anda untuk bertindak balas. "Dalam banyak kes, mereka sudah tahu di mana mereka kekurangan," kata Fran Hauser, pengarang The Myth of the Nice Girl (. "Apabila anda membincangkan perbualan sebagai kolaborasi dan bukannya kritikan, nada lebih menyokong."

Gunakan lebih sedikit perkataan

Bersikap spesifik mungkin. Frasa samar-samar atau klise ("Anda perlu mengusahakan kehadiran eksekutif anda") atau maklum balas yang dilapisi gula membingungkan pendengar, meningkatkan kemungkinan mereka akan kehilangan maksud anda sepenuhnya. "Sekiranya anda menggunakan 100 kata untuk mengatakan seseorang melupakan tarikh akhir, anda terlalu banyak menerangkan," kata Porter. Dan setelah anda memuatkan kata-kata pengisi dan pelembut ("Saya tahu anda terlalu banyak bekerja"), maklum balas mula terasa peribadi dan berat sebelah dapat merayap, kata Billimoria. Sebaliknya, sampai pada intinya dan sebutkan apa yang anda perhatikan. Katakan, "Saya perhatikan bahawa kami telah melewati tarikh akhir untuk dua laporan terakhir. Apa yang berlaku?"

Jangan merendahkan mesej anda

Kebiasaan membalas maklum balas negatif antara dua pujian mungkin bersifat naluriah, tetapi ini adalah salah satu kesalahan terbesar yang dilakukan pengurus, kata Billimoria. Menyembunyikan maklum balas di dalam pujian membuang banyak perkataan anda. "Orang melihatnya datang; maka mereka akan menolak yang positif, menunggu yang negatif, dan tidak akan mempercayai apa yang anda katakan,”kata Porter. Apa yang boleh anda lakukan untuk bersikap baik tetapi langsung: Luahkan maklum balas dengan positif, kata Hauser. Katakan, "Banyak yang berjalan lancar, tetapi saya mempunyai maklum balas yang membina mengenai beberapa perkara yang perlu diperbaiki," atau "Saya mempunyai beberapa nasihat yang mungkin dapat membantu anda."

Berikan konteks

Mengapa anda mengambil berat jika seseorang membuat kerja lewat? Atau tidak memformat persembahan dengan sempurna? Jawapannya mungkin jelas bagi anda, tetapi seorang pekerja perlu memahami sebab di sebalik maklum balas anda. Cuba letakkan nota tertentu di dalam gambar yang lebih besar-misalnya, "Apabila jabatan kami terlambat bekerja, ini akan mempengaruhi pasukan lain juga", atau "Apabila kewangan anda kelihatan tidak selaras, ini dapat membuat orang kurang percaya pada nombor anda." Menjelaskan mengapa maklum balas anda penting, kata Hauser, dapat mempermudah penyampaian dan pendengaran.

Bersikap empati

Menerima komen kritikal sukar. "Tidak kira betapa mahirnya Anda memberikan maklum balas. Masih menyengat,”kata Porter. Jangan terlalu kasar, dengar pandangan orang lain, dan tetap tenang. Juga, elakkan perkataan "anda" jika anda boleh. "Pilihan kata yang halus dapat membuat percakapan terasa seperti dialog dan bukannya serangan," kata Hauser. Sebagai contoh, bukannya mengatakan, "Inilah yang saya rasa anda boleh lakukan secara berbeza," katakanlah, "Inilah yang saya rasa boleh dilakukan dengan cara yang berbeza."

Lakukan secara bersemuka

Menyampaikan berita sukar melalui e-mel atau telefon adalah menggoda, tetapi bertemu secara peribadi (atau melalui Skype atau FaceTime) lebih berkesan, kata Hauser. Ini membolehkan anda membaca isyarat nonverbal dan maksud emosi antara satu sama lain. "Menjadi tatap muka adalah satu-satunya cara untuk memastikan bahawa orang lain dapat merasakan belas kasihan anda," kata Hauser. Juga, jika anda tidak dapat melihat pekerja anda, akan lebih sukar untuk mengetahui sama ada mereka kecewa atau bahkan memperhatikan apa yang anda katakan. "Duduk tegak dan jaga hubungan mata, tidak kira betapa sukarnya," kata Hauser.

Mempunyai rancangan susulan

Tutup perbualan dengan perbincangan langkah seterusnya. Tanya bagaimana anda boleh membantu dan tentukan bersama bila anda harus berbincang lagi (hari, minggu, atau bulan kemudian, bergantung pada masalahnya). Kemudian daftar masuk selepas satu atau dua hari untuk melihat bagaimana perasaan orang lain. Adalah wajar bagi penerima maklum balas untuk menjauhkan diri dari sedikit perbualan, walaupun itu produktif, kata Porter. "Anda harus memberi orang masa untuk memproses," kata Billimoria. "Kunci hubungan yang kuat adalah kembali." Apabila anda melakukannya, anda akan mendapat kepercayaan, yang akan menjadikan perkongsian maklum balas pada masa akan datang lebih mudah.

Ingatlah untuk memberi pujian yang cukup

Jadikan penyampaian maklum balas positif sebagai sebahagian daripada rutin anda-jangan hanya memasukkannya menjadi perbualan yang tidak menyenangkan. Maksudnya bukan sekadar menenangkan orang atau memberi trofi kepada semua orang; maklum balas positif adalah alat pengembangan profesional. Pertama sekali, ia membina - berguna bagi orang untuk mengetahui apa yang mereka lakukan dengan baik sehingga mereka dapat terus melakukannya. Kedua, ia membantu mewujudkan budaya yang lebih terbuka dan toleransi terhadap maklum balas, kata Porter. Tentukan juga di sini. Katakan, "Saya sangat menyukai cara anda menangani cabaran itu," atau "Saya menghargai bahawa anda telah bercakap dengan jabatan lain untuk mendapatkan pembelian mereka." Dan kerap mengatakannya. "Untuk setiap kritikan, anda harus memberi sekurang-kurangnya lima pujian," kata Hauser. "Ini membawa orang ke tempat di mana mereka sangat memerlukan maklum balas."